ด่วน หรือ สำคัญ ทำอะไรก่อนกัน?

ท่านผู้อ่านเคยมีความคิดว่าอยากจะทำสิ่งต่างๆ เต็มไปหมด จนถึงขั้นจดลงเป็นข้อๆ เลยว่าจะทำอะไรบ้าง

แต่สุดท้ายก็พบว่าสิ่งที่ได้รับความสนใจและลงมือทำจริงๆ มักจะเป็นสิ่งที่ด่วน มากกว่าสิ่งที่สำคัญ งานใดก็ตามที่ด่วน (ถึงแม้อาจจะไม่สำคัญ) มักจะได้รับความเอาใจใส่มากกว่างานที่สำคัญ (แต่ไม่ได้ด่วน) ดังนั้นเมื่อถึงตอนสิ้นสุดของแต่ละวันหรือสัปดาห์ท่านอาจจะมีความรู้สึกว่าได้ทำงานเสร็จไปมากมายหลายอย่าง แต่ขณะเดียวกันก็จะมีความรู้สึกลึกๆ ซ่อนอยู่ว่ายังมีงานที่สำคัญอีกหลายอย่างที่ควรจะทำแต่ไม่ได้ทำเสียที

ปรากฎการณ์ข้างต้นไม่ใช่สิ่งที่แปลก เป็นปรากฎการณ์ที่เกิดขึ้นได้ทั่วไป ถึงขั้นมีการตั้งชื่อว่าเป็น Urgency Effect ซึ่งเกิดขึ้นจากสมองของเราจะสั่งการหรือให้ความสำคัญกับความสำเร็จในระยะสั้นมากกว่าผลลัพธ์ที่จะได้รับในระยะยาว ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไมเมื่อทำงานเฉพาะหน้าสำเร็จเราจะรู้สึกดี ขณะที่งานที่จะต้องใช้เวลานานในการที่จะทำให้สำเร็จ (ซึ่งถึงแม้จะมีความสำคัญ) กลับไม่ได้รับความสนใจจากสมองเท่าไร

ล่าสุดมีงานวิจัยที่ลงในวารสาร Journal of Consumer Research เมื่อเดือน ก.พ.ที่ผ่านมา ศึกษาวิจัยถึงปรากฎการณ์ Urgency Effect และพบข้อมูลสนับสนุนว่า คนจะทำในสิ่งที่ไม่มีความสำคัญ แต่มีความเร่งด่วน (เช่น การมีระยะเวลาหรือกำหนดการ) มากกว่าสิ่งที่มีความสำคัญ แต่ไม่มีกรอบระยะเวลากำหนดไว้ ทั้งๆ ที่ผลของการทำงานที่ไม่มีความสำคัญแต่ด่วนนั้น เมื่อเทียบในแง่ของความสำคัญ ผลกระทบ หรือ ประโยชน์ที่ได้รับ จะเทียบกับงานที่สำคัญแต่ไม่ได้กำหนดกรอบเวลาไว้ ไม่ได้เลย

นอกจากนี้ งานวิจัยข้างต้นยังพบอีกว่ายิ่งถ้างานที่ไม่สำคัญแต่ด่วนนั้นเป็นงานเล็กๆ ที่สามารถทำได้เสร็จโดยเร็ว จะยิ่งได้รับความสำคัญหรือความสนใจมากกว่างานที่สำคัญที่ไม่มีกรอบระยะเวลา และเป็นงานที่ใหญ่กว่า

อดีตประธานาธิบดีของสหรัฐ ที่ชื่อ Dwight Eisenhower ได้เคยกล่าวประโยคหนึ่งที่น่าสนใจไว้ว่า ‘What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important’ หรือพอจะแปลเป็นได้ว่า สิ่งที่สำคัญมักจะไม่ด่วน ส่วนที่ด่วนนั้นมักจะไม่สำคัญ เลยได้มีการนำหลักการดังกล่าวพัฒนาต่อเป็นตาราง 2×2 ขึ้นมา โดยเรียกว่า Eisenhower Box โดยแกนหนึ่งเป็น สำคัญ และ ไม่สำคัญ ส่วนอีกแกนเป็น ด่วน และ ไม่ด่วน ดังนั้นก็จะเกิดช่องขึ้นมา 4 ช่อง โดยช่องแรก คือ สำคัญและด่วน (เป็นสิ่งที่จะต้องทำทันที) ช่องสอง คือ สำคัญแต่ไม่ด่วน (สิ่งที่ปรากฎในช่องนี้จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าจะทำเมื่อไร) ช่องสาม คือ ไม่สำคัญแต่ด่วน (อาจจะมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทนได้) และ ช่องสุดท้ายคือ ไม่สำคัญและไม่ด่วน (อาจจะไม่ต้องสนใจไปเลย)

ท่านผู้อ่านลองวาด Eisenhower Box ของท่านดู และลองใส่กิจกรรมหรือสิ่งที่จะต้องทำลงในทั้งสี่ช่อง ตัวอย่างเช่น การออกกำลังกาย ก็ควรจะอยู่ในช่องที่สอง คือ สำคัญแต่ไม่ด่วน (จึงมักจะถูกละเลยหรือผลัดวันประกันพรุ่ง) นอกจากนี้ยังจะพบอีกว่ากิจกรรมที่ปรากฎอยู่ในช่อง ด่วน มักจะเป็นสิ่งที่ไม่ได้มีความสำคัญ ส่วนสิ่งที่มีความสำคัญมักจะตกอยู่ในช่อง ไม่ด่วน

เมื่อเราทราบแล้วว่าสมองของเรามักจะพอใจกับความสำเร็จระยะสั้นที่ทำได้ง่าย (ด่วนแต่ไม่สำคัญ) วิธีการแก้ไขก็ไม่ยาก นั้นคือสิ่งที่มีความสำคัญ แต่ไม่ด่วน จะต้องได้รับการแตกออกมาเป็นงานหรือกิจกรรมเล็กๆ ที่มีระยะเวลากำหนดให้แน่นอน เพราะพอถูกแตกเป็นกิจกรรมย่อยแล้ว ความสำเร็จก็จะเกิดขึ้นได้ง่ายกว่า และพอมีระยะเวลามากำกับแล้วก็จะกลายเป็นสิ่งที่ด่วนขึ้นมา สุดท้ายงานที่สำคัญ แต่ไม่ด่วน และมีขนาดใหญ่ ก็ย่อมสามารถที่จะถูกทำให้สำเร็จได้